檔案管理信息化建設(shè)成為備受關(guān)注的熱點。企業(yè)、學(xué)校、政府單位等都需要檔案信息化管理，以適應(yīng)當(dāng)今社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。

檔案管理信息化就是利用數(shù)字化、信息存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)變?yōu)楣蚕?，以獲得最佳的工作效率。

電子檔案管理系統(tǒng)是指將當(dāng)前檔案信息輸入計算機(jī)，在計算機(jī)中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并在計算機(jī)頁面上顯示各種檔案信息，方便用戶查詢和借閱，實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化。對檔案資源進(jìn)行有效管理，為用戶提供高效的檔案利用服務(wù)。電子文件管理軟件具有可靠性高、存儲容量大、保密性好、壽命長等特點。

電子檔案管理系統(tǒng)功能介紹

1. 文件類型管理：

檔案的管理類型和結(jié)構(gòu)可自由定義，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

2、文件屬性管理：

屬性分為系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)屬性和用戶可自定義的附加屬性，可按分類繼承，并可調(diào)整自由匹配列表的顯示屬性，滿足客戶對不同類型檔案屬性管理的需求（例如物理檔案和照片檔案）。

3、檔案信息收集：

提供屬性創(chuàng)建、掃描創(chuàng)建、網(wǎng)頁創(chuàng)建、批量創(chuàng)建等多種文件錄入功能，支持Excel表格導(dǎo)入，形成案卷及文件中的目錄，以及基于數(shù)字化文件批量對應(yīng)上傳的功能相應(yīng)的信息，例如標(biāo)題、文件號和序列號。

4.存檔編輯功能：

文件歸檔和編輯功能，綜合文件錄入、紙質(zhì)掃描文件導(dǎo)入、電子文件導(dǎo)入、批量錄入、批量修改、綜合文件表格打印等，可在一個界面上實現(xiàn)從文件到文件的全流程。

不同的用戶可以根據(jù)授予的權(quán)限在不同的文件管理分類中進(jìn)行排序，還可以利用歸檔編輯功能實現(xiàn)集中排序，甚至可以根據(jù)管理需要采用混合模式對歸檔文件進(jìn)行排序，極大地提高了文件的管理效率。管理系統(tǒng)。檔案員的工作效率和管理靈活性。

5、權(quán)限管理：

針對不同的管理對象（如不同的電子文件）可以采用不同的權(quán)限控制，可以提供使用權(quán)限和訪問保密權(quán)限的二維權(quán)限管理。

6、號碼管理：

文件登記可自動生成文件編號，統(tǒng)計文件數(shù)量和頁數(shù)，完成文件歸檔

7、檔案借閱申請：

當(dāng)您只有閱讀權(quán)限，但需要查看信息內(nèi)容時，您可以向信息管理員申請借用電子文檔。

8.文件利用率統(tǒng)計：

授權(quán)用戶可以隨時對文檔使用情況、使用詳情、使用排名進(jìn)行自定義統(tǒng)計，包括事件和借閱人。不僅可以掌握文檔的使用情況，還可以統(tǒng)計文檔的使用情況。

9. 文件搜索：

支持關(guān)鍵詞檢索、有限屬性組合條件檢索、全文檢索。

10、逾期檔案管理：

根據(jù)國家規(guī)定和行業(yè)規(guī)定，檔案有保存期限，超過保存期限的檔案可以銷毀。對于電子文件，當(dāng)超過存儲期限時，可以取消或刪除，但如果存儲空間允許，最好取消或轉(zhuǎn)移存儲。

電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

一、為了促進(jìn)電子檔案的科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，明確電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，保證電子檔案管理系統(tǒng)的真實性、完整性、可用性和電子檔案的安全。

二、本條例所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指利用信息技術(shù)接收、整理、存儲和提供電子檔案的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。

三、本規(guī)定規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）的必備功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循先進(jìn)、實用、安全、發(fā)展的原則。

4、適用于各級檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。

5、要實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享和交換，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)開放。

6、電子檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)具有可擴(kuò)展性，應(yīng)滿足當(dāng)前和可預(yù)見時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，并能夠方便地擴(kuò)展功能。

七、電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)靈活定義和部署支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模型、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

8、運(yùn)行安全可靠，采用電子簽名、數(shù)字加密、安全認(rèn)證等技術(shù)手段保存電子文件管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程記錄，確保電子文件安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

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